Enjeux et introduction

Pour alimenter ses réflexions, parfaire ses analyses, faciliter ses décisions, être informée, l’entreprise a besoin de disposer d’une foule d’informations contenues pur l’essentiel dans des documents. Pour autant, ces documents ne jalonnent pas directement l’activité de l’entreprise mais constituent des ressources documentaires qu’il est important de pouvoir retrouver à n’importe quel moment. Organiser l’ensemble de ses informations et en donner l’accès à tous ceux qui peuvent en avoir besoin, n’est pas chose facile.

Pourtant, l’objectif est de taille : donner la bonne information, au bon moment, à la bonne personne.

Ne pas atteindre cet objectif peut être lourd de conséquences. Pour cela, l’information doit être bien organisée dans des bases de données documentaires pour permettre un accès rapide et sûr à l’information. Ces ressources documentaires proviennent de sources différentes et alimentent différents types de base (veille technologique ou économique, revue de presse, photothèque, archives, documentations etc..).

Le groupe Cincom détient une réelle expertise dans la gestion documentaire, pour avoir été pionnier et leader dans ce domaine fin des années 1970. Alors que l’on ne parlait encore pas de dématérialisation des documents, se posait déjà la problématique d’organiser et de rechercher de l’information à valeur ajoutée beaucoup plus riche que celles contenues dans les fichiers de gestion. On parlait alors de moteur de recherche documentaire.

Ensuite, la dématérialisation est arrivée et avec elle la Ged. En 1998, Cincom a mis sur le marché le produit CinDoc, système de gestion documentaire et de gestion électronique de documents (Ged). CinDoc a hérité de l’expertise documentaire et intègre toutes les fonctions et les spécificités qui en font aujourd’hui un des meilleurs produits pour gérer des bases de ressources documentaires et les diffuser.